Inzicht in je prestaties met de scorecards

Blog
Gepubliceerd op 24 augustus 2021
Probiblio adviseur Ingrid Balijon

Door Ingrid Balijon

Hoe presteert jouw bibliotheek ten opzichte van een paar jaar geleden en ten opzichte van collega-bibliotheken? En wat kun je daar vervolgens van leren? Op basis van de Gegevenslevering Wsob maakt Probiblio ‘scorecards’ die dit inzichtelijk maken en aan de hand waarvan bibliotheken met elkaar in gesprek gaan. Ik vertel je over dit succesvolle project.

Al jaren leveren alle bibliotheken informatie aan de KB middels de Wsob-enquête. Hoeveel leners, uitleningen en activiteiten waren er in het afgelopen jaar? Maar ook vragen over het personeel en de financiële situatie van de bibliotheek. Elk jaar weer een hele kluif om in te vullen! De KB publiceert de data via bibliotheekinzicht.nl. Maar hoe word je wijs uit al die beschikbare Wsob-data en vooral: wat kun je ermee?

Op landelijk niveau praten we daarover met de KB, POI’s en bibliotheken in het project project ‘Haal Meer Uit je Data’. Ook op provinciaal niveau gingen we met die vraag aan de slag. We maakten ‘scorecards’ voor elke bibliotheek, waarbij overzichtelijk (op één A4’tje) de belangrijkste scores van de bibliotheek staan. Maar ook hoe de bibliotheek scoort ten opzichte van een aantal jaren geleden én ten opzichte van andere, soortgelijke bibliotheken. In februari ontving iedere directeur de scorecard van de eigen bibliotheek.

Ontwikkeld met en voor bibliotheken

De scorecard is ontstaan op verzoek van enkele bibliotheken. In 2020 voerden we een pilot uit met 2 bibliotheken, waarbij we samen bepaalden welke aspecten er in de scorecard moesten komen en hoe deze eruit moest komen te zien. Zo’n scorecard geeft op zichzelf al veel nuttige informatie. Maar met een mooi overzicht met cijfers ben je er natuurlijk nog niet. Want wat zijn nu precies de verhalen áchter de cijfers, zowel van de eigen bibliotheek als van soortgelijke bibliotheken? Hoe komt het nou dat een bibliotheek goed of juist minder goed scoort op een variabele? De discussie daarover maakt dat de cijfers pas echt beginnen te leven!

Afbeelding boven: Voorbeeld van een scorecard voor een bibliotheek.

Scorecard-sessies

Daarom organiseerden we in mei en juni 7 online sessies over de scorecards. Per sessie waren 3 tot 4 bibliotheken aanwezig; 2 medewerkers van Probiblio faciliteerden de sessie. De bibliotheken gingen het gesprek aan over de verhalen achter de cijfers. Vaak kwamen er veel onderwerpen aan bod: zo zagen we dat de eenduidigheid van de definities nog altijd een punt van aandacht is. Maar ook hoorden we positieve verhalen over het gebruik van de BiebApp om niet-leden aan te trekken; spraken we over ideeën voor fondsenwerving en hoorden we hoe enkele bibliotheken inzetten op het aantrekken van jongere medewerkers. Een veelheid aan onderwerpen dus!

Een ander voordeel van de gesprekken met vergelijkbare bibliotheken is dat we bibliotheekmedewerkers die zich met data bezighouden met elkaar in contact hebben gebracht. In de evaluatie kwam dan ook naar voren dat de scorecards ervoor hebben gezorgd dat bibliotheken elkaar beter weten te vinden voor dit soort onderwerpen. Dat kunnen we alleen maar toejuichen!

Vervolg in 2022

Uit de evaluatie  bleek dat bibliotheken over het algemeen heel blij zijn met de scorecards en met de verdiepende sessies. Een reactie: “Nuttige info, met name de benchmark t.o.v. vergelijkbare bibliotheken. Dat kan echt inzicht bieden.” Van de 10 deelnemende bibliotheken gaven 9 aan volgend jaar weer een scorecard te willen ontvangen. Een goede reden om ook volgend jaar weer een soortgelijke dienstverlening op te zetten!

Wel gaan we met de input vanuit de evaluaties nog eens goed kijken naar de variabelen in de scorecard en de duiding van de gegevens. En we hebben natuurlijk te maken met cijfers uit 2020, een jaar met veel afwijkende cijfers. Bibliotheken geven aan de cijfers van 2020 graag te willen vergelijken met die van 2019. Zo krijgen we goed inzicht in de effecten van de coronacrisis en de prestaties van de eigen bibliotheken ten opzichte van vergelijkbare bibliotheken in dit afwijkende jaar.

Ook de sessies zullen volgend jaar weer worden gehouden, want leren van elkaar. En elkaar weten te vinden is één van de belangrijkste doelen die we met dit project voor ogen hebben!

Lees ook: