-
- ...
- Minder handwerk, meer inzicht: werk met het ‘skelet’ voor je rapportages
Minder handwerk, meer inzicht: werk met het ‘skelet’ voor je rapportages
Als bibliotheek wil je weten hoe het er met de organisatie voor staat. Groeien we qua leden? Waar zit de ontwikkeling? Wat gebeurt er per vestiging of gemeente? In de praktijk kost het vaak veel tijd om daar antwoord op te geven. Maandelijks beschikbare cijfers moeten naast elkaar worden gezet, verschillen worden berekend en uitzonderingen worden uitgezocht. Dat loopt al snel op tot meerdere uren per keer. Dat kan slimmer. Met de nieuwe Power BI-rapportages op basis van de SDI-basisset nemen we een groot deel van dat handwerk uit handen. Maar om die rapportages goed te laten werken, is één stap cruciaal: het invullen van het ‘skelet’.
Wat is het skelet?
Het skelet is een sjabloon waarin je je abonnementen en vestigingen op een vaste manier ordent. Zie het als de onderliggende structuur van je rapportage. De cijfers blijven hetzelfde. Wat verandert, is de manier waarop ze worden gestructureerd en bevraagd.
Met het skelet kun je straks met één druk op de knop zien:
- Hoe doen verschillende vestigingen het?
- Wat is de ontwikkeling bij de persoonlijke abonnementen en instellingen?
- Waar zit groei: in gratis, betaald of freemium?
- Wat gebeurt er per gemeente?
- Wat is het effect van boetevrij lenen?
De indeling is samen met bibliotheken ontwikkeld en aangescherpt.
Waarom is dit belangrijk?
Stel: je hebt 2% meer leden dan vorig jaar. Dat klinkt goed. Maar waar komt die groei vandaan?
- Groeien betaalde abonnementen?
- Of vooral gratis jeugdleden?
- Zie je meer maandabonnementen?
- Neemt het gebruik van online-only toe?
- Zit de groei in één vestiging of verspreid?
Zonder duidelijke indeling blijven dit aannames. Door het skelet kun je uiteindelijk met PowerBI gericht analyseren en onderbouwd in gesprek gaan met directie, gemeente of Raad van Toezicht.
Werk je met meerdere gemeenten? Dan helpt een vaste koppeling tussen vestiging en gemeente om sneller per gemeente te rapporteren. Dat scheelt tijd bij begroting, subsidieaanvragen en gesprekken met beleidsadviseurs.
En wat vind je van het combineren van dimensies? De ontwikkeling van gratis jeugdabonnementen per gemeente? Je gaat van cijfers verzamelen naar sturen op inzicht.
Ook relevant voor WSOB
Voor de Gegevenslevering Wsob leveren bibliotheken gedurende het hele jaar data aan het Datawarehouse. Met deze data kan de KB een deel van de vragenlijst rondom bezit vooraf invullen en met aanvullende analyses verschillende trends en ontwikkelingen nog beter duiden.
Zie je grote verschillen tussen wat in de WSOB-vragenlijsten vooraf wordt ingevuld en wat je zou verwachten erin te vinden? Met het skelet (en op basis van de definities uit de vragenlijsten), kun je aangeven wat je logisch lijkt. Bespreek de indeling eerst met de verantwoordelijke persoon (binnen de bibliotheekorganisatie of POI) die de aanlevering van gegevens aan het Datawarehouse verzorgt. Mocht je niet uitkomen, kun je altijd contact op nemen met de KB via datawarehouse@kb.nl. Mogelijk dient de mapping of exclusiecriteria aangepast te worden met als resultaat dat aantallen in de volgende meting wel overeenkomen.
Wat levert het je op?
- Minder handmatig uitzoekwerk
- Sneller antwoord op beleidsvragen
- Betere onderbouwing richting gemeenten
- Inzicht in ontwikkeling van abonnementen
- Hogere datakwaliteit voor WSOB
Veelgestelde vragen
We zagen dat bibliotheken veel tijd kwijt zijn aan het naast elkaar zetten van cijfers. Dat werk kun je automatiseren. Maar automatisering werkt alleen als de onderliggende structuur klopt. Het skelet zorgt ervoor dat we allemaal dezelfde taal spreken als het gaat om abonnementen.
Je kunt veel sneller zien waar ontwikkelingen vandaan komen. Niet alleen dat je groeit of daalt, maar waardoor. Dat helpt bij beleidskeuzes én in gesprekken met gemeenten.
Nee. Het sjabloon is breder toepasbaar. Ook als je niet op Wise zit, helpt het om je abonnementen langs vaste dimensies te ordenen. Dat geeft al direct meer inzicht.
Dat verschilt per bibliotheek, de eerste opzet kost iets meer tijd en nadenken. Het is ook belangrijk dat het overzicht bijgewerkt wordt: nieuwe abonnementen moeten er aan het skelet toegevoegd worden. Zo profiteer je structureel van betere rapportages en minder handwerk.
Juist dan is dit waardevol. Door zelf te kijken wat zou moeten meetellen, kun je met de KB checken of de instellingen kloppen. Dat verbetert de kwaliteit van je gegevens.
Aan de slag
Wil je ermee aan de slag als Wise-bibliotheek op de GBS? Pak het ledenbestand van de SDI-basisset en kopieer de abonnementsnummers en -namen en de vestigingsnummers en -namen in het bestand. Dan kun je beginnen met invullen. Werken jullie met een ander systeem? Gebruik je lijst met momenteel actieve abonnementen en vestigingen als basis.
Download de onderstaande documenten om aan de slag te gaan.
Relevante links
Heb je vragen?
