Op weg naar een sterke vrijwilligersgemeenschap

Niet alleen zitten er nog best wat stappen tussen voor een vrijwilliger eenmaal aan de slag kan gaan, ook na de eerste werkdag hebben ze de aandacht nodig die een vaste medewerker ook heeft (en soms nog wel meer). Je zet ook geen plant in je huis en verwacht dat het zonder omkijken blijft floreren. Omdat het niet zo simpel is als het wellicht lijkt, valt er veel te zeggen over dit onderwerp. Toch ga ik het proberen kort te houden en vooral de, naar mijn mening, belangrijkste bevindingen te delen.

De basis op orde

Bereid je omgeving voor op de komst van vrijwilligers en neem ook vooral de medewerkers mee in deze verandering. Er zijn veel vrijwilligers die sociale interactie zoeken en sommigen hebben wat meer aandacht nodig dan anderen. Niet iedereen kan daar van nature mee omgaan en dus is het belangrijk om dat mee te nemen wanneer je medewerkers voorbereid op de komst van de vrijwilliger.
Andersom is het ook prettig voor de vrijwilliger om in een voorbereide omgeving aan te komen. Waar kunnen ze heen met vragen, hoe ziet het inwerken eruit, wat zijn hun kaders, etc. Een goede voorbereiding is ten slotte het halve werk!

Communicatie is alles

Het sluit aan bij het stukje voorbereiding, laat het vaste personeel weten waarom er met vrijwilligers wordt gewerkt. Communiceer dat met ze en zorg dat vragen niet onbeantwoord blijven. Gaten in het plaatje vullen mensen al gauw zelf in en dat kan wellicht kloppen maar het kan ook uit de richting liggen en een verkeerd beeld geven. Dit kan ook weer resulteren in weerstand. Zorg dat vrijwilligers ook alles weten wat ze moeten weten en op de hoogte gehouden worden in de mate waarin dat gepast is. Laat ze zelf kiezen wat ze mee willen pikken anders bepaal je voor ze en kan het op uitsluiting lijken.

Stel je voor dat je vier uur in de week vrijwilligers werk komt doen en dat je daarvan een uur bezig bent met het vinden en verwerken van informatie, beetje zonde niet? Communicatie en informatie rondom vrijwilligers moet makkelijk zijn. Daarmee bedoel ik niet vele verschillende kanalen en plekken waar het te vinden is. Het is belangrijk dat iedereen toegang heeft tot hetzelfde anders is er veel ruimte voor misverstanden. Belangrijk is ook vooral niet te veel informatie. Een teveel aan informatie kan overweldigen en ervoor zorgen dat belangrijke dingen ook niet binnekomen.

Keep up the good work!

Na de voorbereiding is het nog net zo belangrijk om er tijd in te stoppen. Alles kost tijd en energie, zeker veranderingen. Voor sommige is dit misschien een grote verandering en er is ruimte nodig om daar goed doorheen te navigeren. Pols je medewerkers en de vrijwilligers en luister ook echt naar ze. Soms spreken ze hun zorgen en uitdagingen niet direct uit naar de juiste personen maar dan kan de vraag “waarom niet?” misschien ook al een heel interessant antwoord opleveren.

Op elk potje past een dekseltje

Niet iedereen vindt het leuk om zich bezig te houden met het inwerken van vrijwilligers of het begeleiden ervan. Als ik het voor het zeggen zou hebben dan zou ik proberen ten alle tijden een enthousiasteling te zoeken hiervoor. Als je de ruimte hebt voor maatwerk in de bibliotheek dan zou ik er gebruik van maken. Laat mensen doen wat ze het leukst vinden of goed in zijn en laat het resultaat een stralende werkomgeving zijn. Vind iemand het leuk om mensen in te werken? Leuk! Voelt iemand er meer voor om een thema tafel in te richten? Lekker doen! Ik geloof erin dat wanneer mensen doen waar ze in thuis zijn dat het een positief effect heeft op de sfeer binnen een organisatie maar vervolgens ook op wat het op de buitenwereld uitstraalt.

Tot slot

Het klinkt misschien wel makkelijker gezegd dan gedaan en misschien is dat ook wel zo. Maar ik ga er van uit dat wanneer je de tijd steekt in dingen die belangrijk zijn het uiteindelijk ook weer oplevert. Bovendien verdient iedereen die tijd en zeker de vrijwilligers want ze zijn fantastisch! Ze komen helpen omdat ze dat willen en dat is iets moois. Wees dankbaar, heb geduld en een luisterend oor maar vooral ook lol!