Tips om het IDO te borgen in jouw organisatie

De afgelopen tijd werkten bibliotheken aan het opzetten en openen van de Informatiepunten Digitale Overheid (IDO). Nu begint de volgende fase: hoe hou je het IDO levend onder je collega’s en in de rest van de organisatie? En hoe zorg je dat kennis en vaardigheden van je IDO-collega's op peil blijven? We delen graag wat laagdrempelige borgingstips waarmee je direct kunt beginnen. In het algemeen geldt: niets gaat vanzelf en het is een uitdaging om niet de waan van de dag je manier van werken te laten bepalen. Je zult het dus moeten inplannen/organiseren!

5 minuten-training

Plan periodiek met enkele medewerkers 5 minuten voor het werk in, om een klein IDO-onderwerpje te trainen. Dit is geen werkoverleg, maar een mini-training! Jij als kartrekker/leidinggevende stelt hierbij uitsluitend vragen aan de groep. Dit doe je in een hoog tempo, kriskras en actief (staand in een cirkel). Het kan gaan over IDO-kennis, of over benodigde vaardigheden voor een IDO-gesprek.

Verdeling onderwerpen

Verdeel IDO-kennisonderwerpen over de IDO-medewerkers. Vraag hen om de beurt tijdens een werkoverleg hier kort iets over te delen met hun collega’s. Dit om de kennis fris te houden.

Gedeelde verantwoordelijkheid

Maak medewerkers verantwoordelijk voor het beheren en up-to-date houden van een bepaald IDO-hulpmiddel. Zoals de lijst met overheidsorganisaties en hun belangrijkste websites; de lijst met goede open vragen om te gebruiken in het IDO en het overzicht van netwerkpartners waarnaar doorverwezen wordt.

Buddy’s

Laat de medewerkers in koppels samen optrekken in hun IDO-werk. Als een soort overlegmaatje of sparringpartner. Dit werkt heel goed met een oudere en/of ervaren medewerker en een jongere of nieuwe medewerker.

Goede start van de dag

Werk met een dagstart: maximaal een kwartier van tevoren bespreek je met elkaar hoe de dag van gisteren verlopen is en wat er die dag komen gaat. Hou het kort, actief (blijf staan) en laat steeds iemand anders dit ‘voorzitten’. Het roulerend voorzitterschap van de dagstart zorgt ervoor dat het geen verplicht ‘kwartiertje’ wordt van de leidinggevende. Doordat iedereen een keer aan de beurt is, wordt het meer gedragen en de verantwoordelijkheid van iedereen. En daarmee effectiever.

Polls

Stuur de IDO-medewerkers af en toe een poll per mail. Hiermee kun je kennis fris houden en toetsen hoe iedereen erin zit. Je kunt gebruikenmaken van een poll via Teams, Zoom, Google forms, Office, Mentimeter of Survey Monkey

Op de agenda

Maak het IDO een vast agendapunt in elk periodiek 1-op-1-gesprek of -overleg. Hiervoor moet je dus werken met een vaste agenda. Denk aan: hoe vergaat het IDO-werk je? Of: hoe waardevol is ons IDO voor de klanten?

Introduceer het IDO-verhaal van de week/om de week/maand

Elke keer staat er een succesverhaal of juist een uitdaging centraal. Deel dit verhaal (eventueel aangevuld met tips) op een vast moment en op een vaste manier, bijvoorbeeld via je nieuwsbrief, op het intranet, of via een video.

Speciale IDO-bijeenkomst

Organiseer (bijvoorbeeld) 1 keer per half jaar een speciale IDO-bijeenkomst met collega’s. Kies bepaalde IDO-onderwerpen en laat de medewerkers hierover in kleine groepjes werken/leren. Bij 4 onderwerpen zijn er dan 4 groepjes en dus 4 rondes. Elk groepje gaat langs alle onderwerpen, een soort carrousel dus.

ABC

Zet alle letters van het alfabet op een flip-over en laat de groep bij elke letter een IDO-onderwerpje bedenken. Hier kun je dan eventueel later op ingaan. Deze vorm kun je op een regulier werkoverleg doen, of tijdens bovenstaande IDO-bijeenkomst.

Brief

Laat iedere IDO-medewerker een tijdje na de opening van het IDO een brief schrijven naar collega’s. Deze brief gaat over haar ervaring met het IDO. Geef richtlijnen en een duidelijke deadline voor deze brieven. De brieven worden bij jou ingeleverd en jij verspreidt ze een voor een. Vraag andere collega’s hier in elk geval op te reageren.

Meer informatie?

Neem contact op met jouw adviseur Josja Pieterse (06 13 30 83 27) of Floor Banning (06 36 05 63 51). Of bekijk onze Digitale Inclusie pagina.