Van intentie naar inrichting: de zorgplicht in de praktijk

Nieuw is ook dat gemeenten, samen met hun bibliotheekorganisatie, meerjarenplannen en -begrotingen moeten opstellen en indienen bij de provincie. Daarmee ontstaat een kans – en een verantwoordelijkheid – om het gesprek over de toekomst van de bibliotheek steviger te voeren. Niet ad hoc, maar met visie. Niet elk jaar opnieuw, maar met horizon. Daarbij wil Probiblio bibliotheken graag ondersteunen.

1. Bepaal de koers

Essentieel uitgangspunt daarbij is dat bibliotheken eerst zélf hun koers bepalen. Een goed gesprek met de gemeente begint bij een eigen inhoudelijk beleidsplan, gebaseerd op de lokale opgaven en de kracht van de organisatie. Dán pas volgt het afstemmen met de gemeente – zodat het gezamenlijke meerjarenplan werkelijk wederkerig is, in plaats van uitsluitend gemeente-gedreven.

2. Sluit aan bij de wettelijke taken

Voor de inrichting van deze meerjarenbegrotingen adviseer ik om aan te sluiten bij de 5 wettelijke kernfuncties. Die indeling sluit immers aan op wat gemeenten en provincies straks moeten verantwoorden. Tegelijkertijd kan het voor interne sturing en analyse juist wenselijk zijn om een andere clustering te hanteren – zoals het model dat ik eerder beschreef in dit blog:

1. De basis
2. Educatief en maatschappelijk
3. Commercieel en strategisch

Beide indelingen zijn waardevol – en het goede nieuws is: ze kunnen naast elkaar bestaan, zolang de administratie goed is ingericht. Als je werkt met een systeem van kostenplaatsen, kostendragers en projecten, dan kun je vanuit dezelfde bron rapportages maken die zowel intern (voor eigen sturing) als extern (voor afstemming met gemeente en provincie) bruikbaar zijn.

3. Stem de hoogte van het eigen vermogen af

Een ander belangrijk aandachtspunt bij deze werkwijze is het afspraken maken over het eigen vermogen van de bibliotheek. Gemeente en bibliotheek zullen het eens moeten worden over wat een redelijke buffer is: genoeg om risico’s op te vangen en te kunnen investeren in vernieuwing, zonder dat het wantrouwen oproept. Ook dát is onderdeel van de meerjarenafspraken die nu vorm krijgen.

De invoering van de zorgplicht verandert het speelveld. Niet per se in juridische zin, maar vooral in hoe bibliotheken en gemeenten elkaar aankijken. Het vraagt van bibliotheken om hun rol helder te definiëren – en van gemeenten om verantwoordelijkheid te nemen voor structurele kwaliteit. Een goed meerjarenplan helpt om die wederkerigheid handen en voeten te geven.

Ik denk graag mee over hoe jouw bibliotheek dit proces kan vormgeven. Over de inhoud, de cijfers, het eigen vermogen – én het verhaal dat je samen met je gemeente wilt vertellen.