Van Kosten naar Kracht: het Relevantiekader in de praktijk

Kijk mee met het voorbeeld van de fictieve gemeente Middenwaard: Stel je een moderne bibliotheek voor, vol mensen die lezen, leren, werken en elkaar ontmoeten. Een plek die zichtbaar bijdraagt aan de kwaliteit van de samenleving. Helaas blijft de vraag vaak hangen op het verkeerde niveau: niet wat deze plek betekent of mogelijk maakt, maar wat zij kost.

Voor veel bibliotheken en gemeenten is dit herkenbaar. Het gesprek wordt gevoerd, maar schuurt. Er is ambitie, maar die landt niet altijd in een gedeeld verhaal van de bibliotheek en de gemeente.

Die reflex wordt versterkt door de manier waarop bibliotheken zichzelf vaak presenteren. Activiteiten, programma’s en kosten inzichtelijk maken lijkt logisch, maar stuurt het gesprek al snel een bepaalde kant op. Het nodigt uit tot vergelijken van activiteiten, tot vragen over de prijs en tot de gedachte of het niet goedkoper kan. Voor je het weet, verschuift het gesprek van samenwerking naar onderhandeling.

Vermijd de dienstverleningsrelatie

In de praktijk trekken sommige gemeenten die lijn door en bewegen richting een dienstverleningsrelatie, waarin activiteiten worden benoemd, beprijsd en afgerekend. In het eerste artikel in deze reeks hebben we betoogd waarom dat een onwenselijke ontwikkeling is. Het suggereert dat de bibliotheek een optelsom is van losse diensten, terwijl haar kracht juist ligt in de samenhang van het aanbod. De maatschappelijke impact ontstaat niet uit afzonderlijke activiteiten, maar uit het samenspel van lezen, leren, ontmoeten, informeren en cultuur. Precies die integraliteit is wat de bibliotheek effectief maakt.

Wanneer die samenhang wordt opgeknipt in afzonderlijke, afrekenbare onderdelen, verdwijnt een belangrijk deel van dat effect uit beeld. Tegelijkertijd verschuift de relatie ongemerkt van gelijkwaardige partners naar opdrachtgever en opdrachtnemer. Daarmee verdwijnt wat de samenwerking krachtig maakt: het feit dat bibliotheek en gemeente in de kern aan dezelfde maatschappelijke opgaven werken, ieder vanuit een eigen rol en verantwoordelijkheid.

Daar komt nog bij dat een dienstverleningsrelatie niet alleen een andere dynamiek , maar ook andere spelregels oproept. Zodra activiteiten worden gezien als diensten die worden geleverd aan de gemeente, komen vragen rond btw en aanbesteding al snel op tafel. Daarmee verschuift het gesprek niet alleen inhoudelijk, maar ook financieel en juridisch naar een speelveld dat vaak minder ruimte biedt voor continuïteit en gezamenlijke ontwikkeling.

Benadruk de subsidierelatie

De werkelijkheid laat zich niet vangen in een dienstverleningsrelatie. De relatie tussen gemeente en bibliotheek is in de kern een subsidierelatie. De gemeente koopt geen losse prestaties in, maar creëert ruimte voor de bibliotheek om haar publieke taak te vervullen. Juist omdat bibliotheek en gemeente in hoge mate dezelfde maatschappelijke agenda hebben, kunnen zij samen duurzaam effect bereiken.

Ga in gesprek middels een Relevantiekader

Voer het gesprek vanuit de maatschappelijke context van de gemeente. Zo’n gesprek vraagt om het gezamenlijk formuleren van de opgaven, het scherp krijgen van de rol van de bibliotheek en het durven maken van keuzes. Juist in die stap zit vaak de grootste winst en tegelijkertijd de grootste uitdaging.

Voor bibliotheken en gemeenten die merken dat het gesprek vastloopt of onvoldoende oplevert, kan het helpen om het Relevantiekader te gebruiken. Als startpunt voor een ander gesprek. Een gesprek waarin niet het aanbod centraal staat, maar ieders bijdrage. Een gesprek waarin ruimte ontstaat om samen te verkennen waar de grootste maatschappelijke waarde ligt.

Het Relevantiekader maakt de maatschappelijke waarde zichtbaar:

De opgaven die gemeente Middenwaard heeft geformuleerd zijn een sociale en inclusieve gemeenschap, een ondernemende en veerkrachtige economie, een veilige en gezonde leefomgeving en een duurzame toekomst. Zet je die naast de vijf wettelijke kernfuncties van de bibliotheek, dan ontstaat een helder beeld van hoe die twee werelden in elkaar grijpen.

Zodra je de kruispunten vult met concrete activiteiten, zoals BoekStart, de Bibliotheek op school, het Informatiepunt Digitale Overheid, ondernemersspreekuren, debatavonden etc., verandert de toon van het gesprek. Het gaat niet meer over abstracte functies of beleidsdoelen, maar over herkenbare interventies. Over wat er daadwerkelijk gebeurt, voor wie en met welk effect.

Dan verschuift de vraag vanzelf. Niet langer: wat kost de bibliotheek? Maar: Hoe draagt de bibliotheek bij aan wat de gemeente wil bereiken? Dit is het moment waarop het gesprek kantelt.

Als we willen dat bibliotheken hun rol blijven vervullen als maatschappelijke partner, en die rol wordt alleen maar belangrijker, dan moeten we ophouden ze te benaderen alsof ze iets leveren dat ook ergens anders kan worden ingekocht. Bibliotheken leveren geen product. Bibliotheken maken maatschappelijk impact mogelijk.

Advies nodig?

Probiblio ondersteunt bibliotheken bij het gesprek dat zij voeren met gemeenten en het gezamenlijk scherper maken van ieders bijdrage aan de maatschappelijke opgaven. Neem voor een adviesgesprek contact op met Daniel Zegeling.