Van Probiblio Wise naar SDI en het Gemeenschappelijk Bibliotheeksysteem (GBS)

Na de migratie blijf je gewoon in Wise werken. Het vestigingsnummer is veranderd. Inlogs voor de Wise-client blijven hetzelfde, tenzij je een aanpassing aanvraagt omdat het oude nummer verwarrend is. Daarnaast komen er nieuwe contactgegevens voor vragen en een nieuw TOPdesk URL.

Wij adviseren om (tijdig) de periode op ‘Vakantie’ te zetten. Het voordeel is dat dan bij het uitlenen de vervaldatum automatisch een week wordt verlengd. Dus als een gebruiker op woensdag leent en de normale uitlening zou in de betreffende periode vallen, dan schuift de inleverdatum door naar de eerste woensdag dat de bibliotheek open is. Bovendien wordt er over die vakantieperiode achteraf geen (dagelijkse) boete berekend.

Zou je kiezen voor ‘Gesloten’, dan worden alle uitleningen in de betreffende periode doorgeschoven naar de eerste de beste open dag. Kies je voor ‘Boete vrij’, dan verandert er dus niets aan de berekende inleverdatum op het moment van uitlenen. Daarom is het advies: zet de genoemde dagen op ‘Vakantie’.

Voorstel van Probiblio is 2 weken vóór de migratie, bijvoorbeeld 10 december. Maar let op: de meeste klanten lezen dit niet.

De scholen hebben vaak eigen collectie waar een exemplaaretiketten voor gemaakt moeten worden. Probiblio maakt gebruik van een generiek nummer in plaats van een vestigingsnummer bij nieuwe instellingen van exemplaaretiketten voor scholen. Er komt geen letter in de exemplaaretiketten, dit kunnen handscanners niet lezen.

Nee, dat blijft hetzelfde. De code van de financiële instelling wijzigt wel. Ook wijzigen de instantienummers, vestigingsnummers (ook van scholen). Dit document vind je op deze pagina onder het kopje ‘Het nummerplan’.

Deze leveranciers zijn vanuit SDI geïnformeerd, er zijn 2 bijeenkomsten voor leveranciers geweest. Het kan geen kwaad om de leveranciers zelf ook te informeren, als je hierover vragen hebt. De lijst met de nieuwe URL’s vind je later ook terug op deze pagina.

We raden aan om dit na te vragen bij je leverancier.

Ja, tot 24 oktober mag je dit doorgeven.

Lastig te zeggen. Het kan altijd uitlopen.

Dat is in de toekomst mogelijk door bibliotheken zelf in de Wise client.

Nee, ook printen via bijvoorbeeld Elsa met Eastbridge is niet mogelijk voor leden.

januari 2026 komt Delft op het GBS-systeem, dan kunnen ook klanten van Delft lenen bij de GBS-bibliotheken. Daarna komt Eindhoven ook op het GBS-systeem. Rond de jaarwisseling 2026/2027 komt MZ-systeem (Utrecht, Noord Brabant, Limburg) erbij. Hier wordt door SDI de komende periode over gecommuniceerd. Het reserveren zal veranderen. Dit wordt in je eigen netwerk, in NH en ZH, en het hele Wise-systeem.

Hier hoef je niets mee, gereserveerde nummers is voor bcb-vestiging.

Dit is onjuist, de apparatuur moet pas op 24 december uitgezet. Is inmiddels aangepast.

Direct bellen naar SDI. Contactgegevens volgen nog.

De scholen hebben vaak een eigen collectie waar exemplaaretiketten voor gemaakt moeten worden. Probiblio doet nieuwe instellingen waarbij de exemplaaretiketten beginnen met een generiek nummer in plaats van vestigingsnummer, hierover volgt nog informatie. Er komt geen letter in de exemplaaretiketten, dit kunnen handscanners niet lezen.

Nee, dat blijft hetzelfde. De code van de financiële instelling wijzigt wel. Ook wijzigen de instantienummers, vestigingsnummers (ook van scholen), dit document staat op de website van Probiblio.

Ja, dat blijft hetzelfde.

Ja, dat klopt, indien er wensen zijn om dit anders te doen, horen we het graag.

Nee, dat is niet mogelijk, tijdens de migratie is het hele Wise-systeem uit, ook de noodverwerking werkt niet.

Deze leveranciers zijn vanuit SDI geïnformeerd en er zijn 2 bijeenkomsten voor hen geweest. Het kan geen kwaad om de leveranciers zelf ook te informeren als je hierover vragen hebt. De lijst met de nieuwe URL’s vind je ook terug op deze website.

De informatie komt op de website van Probiblio en ook de senior ondersteuners, schoolWise/mediatheekWise contactpersonen en collectiespecialisten krijgen een mail. De Wise-systemen dus niet eerder gebruiken dan wanneer de GO is gegeven.

Hierover zijn geen afspraken, dit kun je invullen naar eigen inzicht. Je kunt het nu al zelf in de kalender invoeren.

Tip 1: Gebruik altijd vakantiedag, niet ‘gesloten’.
Tip 2: Zet de eerste week in januari ook op vakantiedag, en de laatste week van december ook.

Op deze pagina onder het kopje ‘Het nummerplan’.

Het transport gaat allemaal door.

We raden aan om dit na te vragen bij je leverancier.

Mifare passen zijn niet beschrijfbaar, dus dan is dit niet van toepassing.

Nee, behalve het vestigingsnummer zijn er geen wijzigingen in de bestelmodule.

Ja, dit mag de bibliotheek zelf bepalen.

Dit staat los van het reserveringsnetwerk, dit is in te stellen naar wens.

De bibliotheek hoeft zelf niet te testen na de migratie. Bijvoorbeeld:

Bibliotheek Krimpenerwaard gaat 24 december om 16.00 uur dicht en blijven 29 december dicht. Bibliotheek Velsen gaat om 15:00 uur dicht in plaats van 16:00 uur, maandag 29 december zijn ze de hele dag dicht, dinsdag 30 december gaan ze weer open voor klanten.

Er zijn in Nederland meerdere vestigingen met hetzelfde nummer, OCLC onderzoekt dit nog. Hierover volgt nog informatie om te bepalen of je deze voorgenummerde passen kunt blijven gebruiken. Bestel nu geen grote hoeveelheden nieuwe passen, alleen het hoognodige. Reeds bestelde passen in voorraad kun je blijven gebruiken in het nieuwe jaar. Maar wacht het advies van SDI af over nieuwe voorgenummerde passen.

Nee, alle instellingen, vestigingen, voorwaarden en abonnementen worden vanaf 24 oktober overgehaald. Ook de klanten, exemplaren, financiën worden tijdens de migratie overgehaald.

De vestigingsnummers wijzigen op diverse plekken, hier moeten medewerkers mogelijk aan wennen. Een cursus of instructie is niet nodig, in Wise wijzigt niets.

Inlog voor nieuwe medewerkers, wijzigingen in de bevoegdheden van medewerkers en unlockpassen kun je doorgeven tot de migratie.

Deze functie zit al in de huidige Wise -ersie, maar dit is nog gebruiksonvriendelijk. OCLC lost dit op en het zal in één van de komende versies beschikbaar komen.

Nee, ook TOPdesk werkt bij SDI in een nieuwe omgeving. De contactpersonen met een inlog krijgen eind van het jaar een bericht met de nieuwe inloggegevens. De inventarisatie van de betreffende contactpersonen loopt.

Als het goed is, is er een uitnodiging vanuit SDI naar de directeuren gegaan om de derde proefmigratie te testen. De oplevering van de derde proefmigratie is als het goed is vrijdag 31 oktober. Vanaf maandag 3 november kunnen de bibliotheken kijken.

Voor bibliotheken wel en dit zijn er veel. Voor scholen is dit niet het geval, maar we zorgen wel voor een eenduidige opbouw.

Ja, die zijn geïnformeerd.

Voor deze informatie verwijzen we je naar je directie. De bibliotheekdirecteuren hebben in augustus een bericht ontvangen met de tarieven schoolWise per 2026. Op 21 oktober zijn de tarieven voor mediatheekWise gecommuniceerd vanuit SDI.

Nee, exemplaarnummers blijven hetzelfde.

Probiblio maakt gebruik van een generiek nummer in plaats van een vestigingsnummer bij nieuwe instellingen van exemplaaretiketten en scanlijsten voor scholen. Er komt geen letter in de exemplaaretiketten en scanlijsten, dit kunnen handscanners niet lezen. Hierover volgt nog meer informatie.

Je inlog blijft hetzelfde. Alleen op verzoek kan dit aangepast worden (bijvoorbeeld als je oude vestigingsnummer verwarrend is).

De URL-link naar de schoolWise & mediatheekWise portal verandert. Gebruik deze voorbeeldbrief voor scholen >

Vanaf 24 oktober is een freeze op het Probiblio Wise-systeem. Er kan tot uiterlijk 15 oktober een schoolvestiging bij ons worden aangevraagd met het bekende aanmeldformulier. Probiblio voert de nieuwe schoolvestiging dan in vóór 24 oktober. Tijdens de freeze, vanaf 24 oktober kunnen er geen nieuwe (school)vestigingen worden ingevoerd.

Er is een tool gemaakt waarin je kunt berekenen wat de kosten voor de licenties, functioneel beheer en lidmaatschap SDI worden. Ga naar de tool >

OCLC factureert nu per kwartaal. Hoe dit in de nieuwe situatie geregeld wordt, wordt nog nagevraagd.

De licentiekosten schoolWise, licentiekosten zelfbediening en kosten functioneel beheer zijn in augustus 2025 gecommuniceerd vanuit SDI naar de bibliotheekdirecteuren. Deze kosten worden vanaf 1 januari 2026 doorberekend en zijn per vestiging, niet per instantie.

Ja, het enige wat technisch aangepast moet worden is de URL van de portal. Deze wijziging moet worden doorgevoerd op alle apparaten die de portal gebruiken.

Let op: bij sommige scholen wordt de portal beheerd door een externe selfserviceleverancier (zoals Eastbridge). Het is belangrijk dat de bibliotheek deze leveranciers zelf actief informeert.

Ja, de computers op school moeten op 24 december uiterlijk 17:00 uur worden uitgezet. Er zijn bibliotheken die de apparatuur op scholen laten beheren door een externe leverancier, er is hier ook rechtstreeks contact over met de leveranciers. We zullen Eastbridge ook nog extra informeren over de acties op de schoolvestigingen.

Er hoeft geen nieuwe verwerkingsovereenkomst opgesteld te worden. Wel moet de ‘subverwerker’ worden aangepast: van Probiblio naar Coöperatie Samen Digitaal Innoveren (SDI). Gebruik deze voorbeeldtekst voor scholen.

Bijna elke schoolvestiging bij Probiblio gebruikt de zelfbediening, maar het is niet noodzakelijk. Je kunt ook uitlenen via de balie.

Er zijn geen functionele wijzigingen in de GBS schoolWise client, er wordt ook gewerkt met dezelfde Wise versie als we gewend zijn. Wel zijn de vestigings- en instantienummers gewijzigd.

Ja, bestaande klantenpassen, scanlijsten en exemplaarnummers blijven geldig.

Nee, de client hoeft niet opnieuw worden geïnstalleerd.

Ja dat kan, net als het inschrijven van nieuwe klanten.