Wise-bestanden SDI beschikbaar in het Rapportageportaal

Na de migratie van Probiblio Wise naar het GBS van SDI is er toestemming gevraagd aan de Noord- en Zuid-Hollandse bibliotheken om de Wise-rapportages aan Probiblio te leveren voor het gebruik bij onze dienstverlening. Vervolgens hebben begin van het jaar hebben veel bibliotheekmedewerkers de uitnodiging gekregen om hun account voor het Rapportageportaal op Sharepoint te activeren. Hieronder vertellen we wat je in het Rapportageportaal kunt verwachten.

We verwachten dat alle aanvragen voor het Rapportageportaal op SharePoint nu goed verwerkt zijn. Heb je nog vragen of toegang nodig? Neem contact met Cindy Weekhout op.

Hoe kun je de bestanden gebruiken?

Met de tellingen uit de SDI-basisset wil je de ontwikkelingen kunnen volgen per thema, bv. Leden, inschrijvingen, bezit of uitleningen. Om dit te waarborgen worden alle periodes in een bestand per thema in de map Wise Rapportages aangeboden.

We hebben nu vaker de vraag gekregen of de rapportages ook in een map per maand terugkomen. Dat is niet het geval. Echter kun je heel makkelijk de gewenste maanden in Excel naast elkaar zetten door:

• Download het bestand lokaal en open hem in Excel.
• Ga naar Data > Tekst naar kolommen om een normale Excel te krijgen.
• Onder Invoegen > Draaitabel kun je nu de gewenste maanden en totalen of details selecteren en ontwikkelingen zien.

De nieuwe maanden worden er elke keer in het bestand geplakt, dus voorlopig is deze actie maandelijks nodig.

Als voorbeeld: in SDI_001_Leden_per_abonnement staan de ledenaantallen uit de maandelijkse SDI-bestanden vanaf december 2025 en we werken daaraan om ook de omgenummerde Probiblio-ledenbestanden vanaf januari 2024 eraan toe te voegen. Hiermee kun je na het omzetten van de csv naar Excel de leden voor het huidige en de laatste twee volledige jaren inzien. Ook voor de toekomst geldt: je kijkt naar de gegevens van het huidige en de laatste twee jaren. Mocht je verder terug in de tijd willen gaan, download en sla de oude bestanden op vóór 28 juni. Eind juni worden de oude jaarmappen verwijderd.

• De omschrijving van wat in de bestanden staat en hoe het tot stand is gekomen, is al door SDI met de bibliotheken gedeeld. Het document 2602 SDI Toelichting basisset rapportages is te vinden in het Rapportageportaal (toegang vereist).
• De cijfers van de voormaand worden uiterlijk op de 10^e van de maand in het Rapportageportaal bijgeschreven.
• Let op: Probiblio zet de bestanden door die we door SDI toegestuurd krijgen. Mochten er onregelmatigheden opvallen, meld dit aan SDI via TopDesk en voeg gbsdata@probiblio.nl aan de melding toe, dan zijn we ook op de hoogte. Problemen met ‘SDI_012_Openstaand_deposito’ zijn bekend en er wordt aan een oplossing gewerkt.

Binnenkort: Inzicht met Power BI

Binnenkort kan Probiblio met de nieuwe Power BI-rapportages op basis van de SDI-basisset een groot deel van het handwerk uit handen nemen. Deze dienstverlening komt halverwege 2026 beschikbaar.

Door deze nieuwe manier van het aanbieden van de gegevens in Power BI is het straks niet meer nodig dat iedereen toegang tot de Rapportageportaal heeft. De gegevens wordt verwerkt in Power BI-rapportages waar je ontwikkelingen makkelijk kunt inzien, KPI’s ingebouwd zijn en de gegevens met filters kunt bevragen. Op termijn is het daarom handiger dat collega’s toegang tot de eigen rapportage hebben i.p.v. tot de ruwe tellingen.

Wil je alvast je bibliotheek klaar maken voor Power BI?

• Op de dienstenpagina Data-geïnformeerd werken vind je de stappen die je daar nu al voor kan zetten.
• De belangrijkste stap is het invullen van het invullen van het ‘skelet’. We zien het ingevulde document graag tegemoet. Ga direct aan de slag met het skelet.