Is jouw bibliotheek goed verzekerd? Dat weet je pas als je het controleert

Sommige risico’s doen zich maar zelden voor, maar kunnen áls het misgaat grote gevolgen hebben. Juist dan is het belangrijk dat een verzekering goed aansluit op wat een bibliotheek nodig heeft. Marloes Duijvestijn, eigenaar van FACO Advies, onderzocht het verzekeringspakket van Bibliotheek AanZet en zag dat er op verschillende punten verbetering mogelijk was. Een ervaring die volgens haar ook voor andere bibliotheken herkenbaar kan zijn. Waar gaat het in de praktijk dan vaak mis?

Hoe kwam je bij Bibliotheek AanZet terecht en hoe kwamen de verzekeringen bij jou op tafel?

“Ik kwam bij Bibliotheek AanZet binnen als interim facilitair adviseur, omdat die functie al maanden niet was vervuld. Een tijdelijke projectleider had geconstateerd dat de verzekeringen een beetje een ‘vergeten kindje’ waren. Nadat zij dit onderwerp tijdelijk had waargenomen, droeg zij het aan mij over.

Mij viel vrij snel op dat Ecclesia, een aan de VOB verbonden partner waar ook de bedrijfs- en bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering voor de leden van de VOB is ondergebracht, AanZet al meerdere malen had benaderd vanwege een mogelijke besparing. Toch was dit om welke reden dan ook jarenlang blijven liggen.”

Wat trof je aan toen je het verzekeringspakket nader ging bekijken?

“AanZet betaalde maandelijks en jaarlijks veel te veel, maar ook de voorwaarden sloten niet aan bij de werkelijke situatie. Dat kan betekenen dat er bij schade een kans bestaat dat een verzekeraar niet uitkeert, omdat niet aan de voorwaarden wordt voldaan.

Zo stonden er op de brandverzekering verzekerde bedragen die nergens op gebaseerd waren en dus veel te hoog of juist te laag konden zijn. Bij schade kan dat tot discussie leiden en bestaat het risico dat niet de juiste waarde wordt uitgekeerd.”

Is dit volgens jou een probleem dat ook bij andere bibliotheken kan spelen?

“Veel bibliotheken hebben geen ruime personele capaciteit, waardoor zaken vaak naar de lange termijn worden verschoven. Dat kan ertoe leiden dat polissen niet meer aansluiten op de werkelijke situatie, mogelijke besparingen worden misgelopen en een bibliotheek niet juist verzekerd is. Dat kan grote gevolgen hebben voor het personeel, maar ook voor de organisatie zelf.”

Om welke verzekeringen gaat het bij zo’n beoordeling?

“Het betreft het volledige verzekeringspakket dat voor bibliotheken beschikbaar is.”

Waar moet een bibliotheek bij haar verzekeringen rekening mee houden als zij bijvoorbeeld een pand huurt of samenwerkt met andere partijen?

“Elke situatie is anders en zeker ook elke bibliotheek en locatie. Dat betekent dat je met de eigenaar of verhuurder afstemt wie waarvoor verzekerd is. Het is van groot belang dat de verzekering van de bibliotheek aansluit bij die van de eigenaar of verhuurder. Omdat de bibliotheken veel samenwerken met externe partijen en ruimtes verhuren aan externe partijen is het belangrijk dat je per activiteit of evenement kijkt wat er nodig is.”

Wanneer is het volgens jou verstandig om het verzekeringspakket opnieuw tegen het licht te houden?

“Als er niet voldoende capaciteit is om het pakket jaarlijks te herzien, als het al lange tijd niet is herzien, als er geen taxatierapport door een expert is opgesteld, als er binnen de organisatie veranderingen plaatsvinden die betrekking hebben op een verzekering of wanneer er sprake is van een hoog ziekteverzuim.”

Wat moeten bibliotheken zich vooral realiseren als het om verzekeren gaat?

“Dat een bibliotheek nooit tegen alles verzekerd is. De mate van verzekerd zijn is sterk afhankelijk van de financiële situatie, de prioriteit die de organisatie geeft aan goed verzekeren en het voldoen aan de voorwaarden.”

Wat is tot slot je belangrijkste advies aan bibliotheken?

“Iedereen denkt vaak dat hij goed verzekerd is, totdat je onderzoek doet naar de aansluiting tussen de voorwaarden en de werkelijke situatie. Mijn advies is daarom: doe uitgebreid onderzoek naar iedere verzekering. Dan pas weet je of je echt goed verzekerd bent.

Verzekeringen vormen een portefeuille die vaak wordt vergeten, terwijl dat grote gevolgen kan hebben, zeker voor een bibliotheek.”

Lees de Handreiking Verzekeren van de VOB om voor jouw organisatie te bepalen of de verzekeringen goed geregeld zijn. Wil je hier hulp bij? Dan kun je ook een expert zoals Marloes inschakelen: info@faco-advies.nl