Bouw je een eigen AI-assistent: van losse prompts naar een digitale collega

Wat is een AI-assistent?

Een AI-assistent kun je inrichten om een specifieke taak zo goed mogelijk uit te voeren. In plaats van bij iedere nieuwe chat opnieuw uit te leggen wat je wilt, geef je de assistent vooraf context, instructies en relevante documenten mee. Daardoor begrijpt het programma jouw werkwijze beter en kan het jou consistenter en beter ondersteunen. De AI voert geen autonome taken uit zoals een AI-agent, maar werkt alleen met jouw input.

Waar te beginnen?

Het kan ingewikkeld klinken, maar om een assistent te kunnen inrichten hoef je geen ICT- of programmeringskennis te hebben. Vrijwel alle AI-platformen bieden de mogelijkheid om een eigen assistent te bouwen. Hierbij is de start het meest belangrijk: een AI-assistent is namelijk zo slim als de informatie waarmee je hem voedt. Denk, voordat je begint met het voeden van de AI, goed na over wat jouw doel is met de assistent. Wat wil je dat het kan? En wat kun je de AI allemaal geven aan relevante informatie rondom het doel en de context? Wat wil je dat de assistent je geeft als resultaat? De antwoorden op deze vragen, is jouw begin in het bouwen van de assistent en geef je ook mee aan de AI. Goede instructies voor je assistent bevatten:

• Taakomschrijving: Geef aan wat de functie van de AI-assistent is en wat het hoofddoel is.
• Kennisbronnen: Interne en externe documenten, zoals: jaarplannen, huisstijlhandboek, vaste formats of werkwijze, goede voorbeelden, onderzoeksresultaten, websites van relevante organisaties die context geven over jouw onderwerp.
• Regels: Benoem wat de agent altijd moet doen, zoals ‘spreek mij altijd bij mijn voornaam aan’ en ‘geef altijd bronvermelding’. Wanneer je ziet dat een AI deze regels overtreed, weet je dat hij aan het “hallucineren is” en er dus iets misgaat.

3 AI-assistenten waar jij direct iets aan hebt

Om het specifiek te maken, zijn dit 3 voorbeelden van op maat gemaakte assistenten die je zelf kunt bouwen (en wat je daarbij nodig hebt):

1. De tone-of-voice-assistent:

Deze assistent werkt als een vaste redacteur. Het controleert of teksten en andere uitingen passen bij de manier waarop jouw organisatie wil communiceren. Na het voeden kan je hem vragen om jouw uitingen te toetsen aan de context die je het hebt meegegeven. Dit kan handig zijn voor: nieuwsbrieven, teksten, social media posts en persberichten. Voed deze assistent bijvoorbeeld met: een schrijfwijzer, huisstijlhandboek, jaarplan, opzet van voorbeeldteksten en de landelijke huisstijl.

2. De (trend)monitor-assistent:

Deze assistent is jouw persoonlijke trendwatcher. Het helpt je om ontwikkelingen bij te houden die relevant zijn voor jouw werk. Let op: de AI werkt niet zelfstandig. Je moet hem dus blijven voeden met artikelen en de opdracht om een analyse te maken op basis van wat voor jou interessant is. Dit kan handig zijn voor ontwikkelingen in de culturele sector, trends die leven onder jouw doelgroep, op het gebied van digitale toegankelijkheid of trends in de marketingwereld. Voed deze assistent bijvoorbeeld met websites van toonaangevende organisaties op het onderwerp en blogwebsites.

3. De kritische collega:

Veel mensen gebruiken AI als maker: als tekstschrijver, contentmaker of creatief brein. Om creativiteit bij mensen te houden, kun je AI ook inrichten als een agent die kritische vragen stelt. Dit kan handig zijn voor vragen zoals: is deze boodschap duidelijk? Welke informatie ontbreekt? Welke vragen kan een bezoeker nog hebben? Wat zijn mogelijke bezwaren? Voed deze assistent bijvoorbeeld met: een plan van aanpak, gemaakte doelen, veelgestelde vragen van bezoekers en evaluaties van eerdere campagnes.

Houd hier rekening mee

• Blijf kritisch bij de uitkomsten: een AI-assistent kan veel werk uit handen nemen, maar de regie blijft altijd bij jou.
• Een AI-assistent is een ‘work in progress’. Merk je dat de output niet is wat je verwachtte of wil je de assistent toch aanpassen? Ga dan terug naar het inrichten en verfijn de instructies.
• Voed je AI met interne documenten? Controleer dan altijd of deze geen persoonsgegevens of andere gevoelige informatie bevatten voordat je ze uploadt.
• Niet iedere website is volledig toegankelijk voor AI. Sommige websites zijn afgeschermd met beveiligingsfilters of blokkades. Daardoor kan informatie ontbreken of onvolledig zijn. Je kunt dit testen door aan de AI te vragen of het de website kan openen en lezen.

Verantwoord omgaan met AI

Denk binnen je organisatie na over verantwoord gebruik van AI: Welke AI-tools gebruik je wel of juist niet? Welke afspraken gelden voor het delen van informatie? Door medewerkers op te leiden en afspraken te maken, zorg je voor bewustzijn over de wijze waarop je AI inzet. Zet deze afspraken in een AI-beleid ter borging. Hoe je een AI-beleid opstelt lees je hierin het artikel: AI-beleid opstellen in 10 stappen.

Met de juiste informatie en duidelijke instructies kun je digitale assistenten maken die je ondersteunen waar nodig. Door het automatiseren van herhalende taken, houd je meer tijd over voor menselijke creativiteit. Het kan wat tijd kosten om hem goed te voeden, maar uiteindelijk is dit de investering het waard. Belangrijk blijft: de kwaliteit van een agent hangt af van wat je erin stopt. Meer weten over AI en de bibliotheek: bekijk dan de podcastreeks of ontdek hoe AI helt bij bibliotheekcontent en hoe nog niet.