Hoe ga je als bibliotheek een goede relatie aan met jouw gemeente? 

Interview Praktijkvoorbeeld
Gepubliceerd op 05 december 2023
Probiblio medewerker Lotte Kok

Door Lotte Kok

In samenwerking met Bibliotheek de Plataan en gemeente Haarlem

De educatieve bibliotheek vraagt samenwerking met gemeenten op verschillende gebieden. Hoe ga je succesvol die samenwerking aan? Adviseur educatie Lotte Kok sprak met Carin Roest (beleidsadviseur cultuur, Gemeente Haarlem) en Cora König (manager basisvaardigheden, persoonlijke ontwikkeling en collectie, Bibliotheek de Plataan) tijdens de werksessie ‘Samenwerken met de gemeente’.

Veel bibliotheken willen bijdragen aan de maatschappelijke vraagstukken en daar hun rol in pakken. Ze vinden het niet altijd gemakkelijk om dezelfde taal te spreken als de gemeente. Wat is jouw ervaring Cora?

Cora: ‘Toen ik de overstap maakte naar Bibliotheek de Plataan was het even schrikken. In ons werkgebied zijn er drie gemeentes die het allemaal net wat anders georganiseerd hebben. Denk bijvoorbeeld aan het maken van de rapportages – ze willen het allemaal net iets anders zien. Daarom is het belangrijk om allemaal goed op een rijtje te hebben wat er is afgesproken en weten wat er is gebeurd in het afgelopen jaar. Met mijn ‘lijstjes’ heb ik grip op de situatie.’

Carin: ‘Dat is een goede tip! Schrijf ook in je agenda wanneer wat gedaan moet zijn qua verantwoording naar de gemeente. Daarnaast heeft elke gemeente een jaaragenda: mocht je hiermee niet bekend zijn, dan kan je deze van de website vissen. Er is een planning met alle raads- en commissievergaderingen: voeg die in je agenda zodat je weet wat er het hele jaar door speelt. Dan weet je ook waarom en wanneer ambtenaren wel of niet bereikbaar zijn. Ambtenaren worden liever benadert in de luwte, dus gebruik dat moment om in gesprek te gaan.’

Bibliotheken vinden het werken met de gemeente soms lastig: er zijn zóveel contactpersonen en hoe werken die nu intern samen? Heb jij daar een tip voor?

Carin: ‘Dat is intern voor gemeentes soms ook een zoektocht: er zijn zoveel afdelingen en zoveel mensen. Het is belangrijk om als bibliotheek goed jouw projecten in kaart te brengen, zodat een eerste contactpersoon bij de gemeente kan achterhalen welke afdeling verantwoordelijk is voor het thema. Dit zal de accounthouder van de bibliotheek ook weten!’

De bibliotheek is natuurlijk één van de partners van de gemeente en alle andere partijen in het veld Hoe zorg je dat je gezien wordt?

Carin: ‘Wees niet bang om je rol te pakken op thema’s. Om even een voorbeeld uit Haarlem te pakken: binnen de cultuursector hebben we te maken met een grote verscheidenheid aan partijen. Zorg dat je je niet alleen aan de gemeente laat zien wat je op thema’s doet, maar laat het vooral ook aan de andere organisaties in de sector zien wat je doet en wat jou onderscheidend maakt. Denk er bijvoorbeeld ook aan om regelmatig je raadsleden uit te nodigen bij de activiteiten die je organiseert.’

Cora: ‘Eens! Als er een nieuwe raad is, nodigen wij ze altijd uit bij de bibliotheek. Zeker nieuwe raadsleden weten niet goed wat de bibliotheek allemaal doet en kan betekenen!’

Carin: ‘Soms heb je te maken met raadsleden die het nut van bepaalde activiteiten niet inzien: neem ze dan JUIST mee en nodig ze actief uit! En vergeet raadsleden ook niet te bedanken voor hun bezoek en geef ze extra informatie mee. Zeker in het zomerreces!’

Cora: ‘Daar heb ik ook nog een voorbeeld van, van bijna 4 jaar geleden. In die tijd zijn er van de 3 dorpskernen, twee vestigingen gesloten. Alleen zie je dat de inwoners van deze dorpskernen niet naar het andere dorp afreizen. Met de SPUK-gelden zijn er nieuwe plannen samen met de beleidsambtenaar gemaakt om de vestigingen terug te brengen. Dan krijg je in de politiek de reactie: ‘Zo’n drie jaar geleden moest het nog dicht en nu komen ze weer terug’. Dat politieke spel is best lastig!’

Carin: ‘Daarom is het ook zo belangrijk om die raadsleden, zeker de kritische, mee te nemen door het jaar heen. En soms kan je het ook tactisch doen.’

In contact staan met je gemeente is dus een veel breder plaatje dan alleen de beleidsambtenaar.

Carin: ‘Zeker! Het is kennis te hebben over hoe de gemeente is georganiseerd, die hiërarchie. ProDemos en de VNG hebben daar alle informatie over – van Den Haag tot aan het gemeenteniveau. Heb weet van wat er in de coalitieakkoorden van de gemeente staan, dit zijn de gestelde kaders waarbinnen bewogen wordt.’

Cora: ‘Mooi om je dit te realiseren als bibliotheek. De ambtenaar moet ook meegaan met wat er in zo’n akkoord staat. Er zit een heel verhaal achter en niet altijd onwil. Het is geen kwestie van waar bemoeien ze zich mee. De ambtenaar beslist niet, maar geeft advies en probeert ook ruim binnen de kaders te interpreteren.’

Carin: ‘Eens! Met een goede ambtenaar kun je met elkaar op zoek naar ruimte in het kader en juiste haakjes vinden.’

‘Je moet het niet alleen zakelijk houden, maar ook gewoon de mens zien. Zo bouw je een echte band op.’

Cora König

Waar bestaat een goede samenwerking dan uit?

Carin: ‘Het sleutelwoord is vertrouwen.’

Cora: ‘Eens. Maar ook oprechtheid. Niet alleen heel zakelijk houden, maar ook gewoon de mens zien. Zo bouw je een echte band op.’

Carin: ‘Niet elke ambtenaar doet dat en dat vind ik ‘beangstigend’. Nou ben ik iemand die graag de grenzen opzoekt en daar moet ik mezelf in de gaten houden. Als ambtenaar wil je niet een stap over de grens doen, of dat je iets toezegt wat niet kan. Ik ken situaties waarin ambtenaren dachten ‘ik wil niet op mijn vingers getikt worden door de raad, ze notuleren mijn naam en je komt er niet meer vanaf.’ Het is zo belangrijk om in creatieve oplossingen te blijven denken en lange termijn plannen te maken samen met je samenwerkingspartners. Als iets niet in de huidige coalitieperiode geregeld kan worden, zorg er dan voor dat je de tijd gebruikt om onderzoek te doen naar wat er nodig is, een programma van eisen op te stellen en het plan klaar hebt voor de volgende verkiezingen. Je kunt gewoon 4 jaar vooruit werken! Zorg dat jouw accounthouder het verhaal van de Bibliotheek kan overbrengen naar de schrijvers van het coalitieakkoord. Dan kan jouw plan in een paragraaf of 3 zinnen in het coalitieakkoord opgenomen worden. Er zit kracht in de ambtenaar en in jouw netwerk!’